Para planejar o seu evento, é necessário obter uma licença, ou seja, uma autorização concedida pelo município para que o seu evento possa acontecer, seja ele realizado em um espaço público ou privado. Desse modo, é fundamental garantir a aprovação temporária do órgão público para a realização de eventos, a fim de assegurar a segurança e evitar problemas com as autoridades de fiscalização, o que poderia resultar em penalidades e até na suspensão do evento.
O processo para obtenção da licença é relativamente simples, porém requer cuidado e planejamento. O organizador deve se programar com antecedência para garantir que todo o processo transcorra sem contratempos. Em muitas grandes cidades, é aconselhável solicitar a licença com 40 dias de antecedência para eventos de grande porte e com 15 dias de antecedência para eventos de menor porte. Em cidades menores, é essencial verificar o prazo para a liberação da licença, a fim de evitar surpresas desagradáveis. Iniciar o processo de obtenção da licença após esse período recomendado pela prefeitura aumenta consideravelmente o risco de a licença não ser concedida a tempo do evento.
É importante ter conhecimento sobre o tamanho, as atrações e a infraestrutura do seu evento antes de solicitar a licença, pois essas informações serão necessárias para fazer o pedido da autorização. Os eventos geralmente são classificados em pequeno porte (até 25.000 pessoas), médio porte (25.000 a 100.000 pessoas) e grande porte (acima de 100.000 pessoas).
O pedido da licença é gratuito e em muitas cidades do Brasil pode ser feito pela internet.
A documentação necessária para obtenção da licença varia de cidade para cidade, mas geralmente inclui:
Declaração de responsabilidade preenchida e assinada;
Contrato e certificado da empresa de segurança contratada, juntamente com um plano de ação para o local do evento;
Contrato de locação do local do evento, se for em um espaço privado;
Relatório Técnico de Segurança e Declaração Técnica de Responsabilidade;
Comunicação à polícia e ao corpo de bombeiros;
Cópia da identidade do produtor;
Cópia do CPF do produtor;
Comprovante de residência do produtor;
Cópia do IPTU do imóvel ocupado pelo produtor.
Se tiver alguma dúvida sobre como obter a licença, recomendamos entrar em contato com a Prefeitura do município onde o evento será realizado.